De gemeenteraad van Zoetermeer vindt uw privacy belangrijk

De gemeenteraad van Zoetermeer is als bestuursorgaan een onderdeel van de gemeente Zoetermeer. Omdat wij u goed willen informeren over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, is een privacystatement opgesteld. In dit privacystatement kunt u lezen hoe de gemeente Zoetermeer omgaat met uw persoonsgegevens.

In deze verklaring leest u aanvullend hoe de gemeenteraad en zijn ondersteuning (de Griffie) van Zoetermeer omgaan met privacygevoelige gegevens. Privacy is een mensenrecht dat is vastgelegd in onze Grondwet. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat hoe we in Europa de bescherming van persoonsgegevens moeten waarborgen.

Waar worden uw gegevens voor gebruikt

De gemeenteraad van Zoetermeer verwerkt niet meer gegevens dan nodig. In algemeenheid mag de griffie in de hieronder genoemde situaties uw persoonsgegevens verwerken voor de gemeenteraad.

Wanneer de gemeente een wettelijke grondslag heeft. Dat zijn:

  • uw toestemming
  • wettelijke verplichting
  • gerechtvaardigd belang
  • publiekrechtelijke taak

In de praktijk gaat het over de volgende situaties:

  • Wanneer u komt inspreken tijdens een raads- of commissievergadering
    Van de openbare raads- en commissievergaderingen worden video-opnamen gemaakt. Deze beelden zijn openbaar en worden live uitgezonden op internet en zijn hier voor onbepaalde tijd terug te zien. De voorzitter van de vergadering noemt u in de vergadering bij naam. Uw naam wordt in de notulen en besluitenlijst vermeld. Wanneer u dit niet wilt en toch uw standpunt kenbaar wilt maken dan heeft u de mogelijkheid tot het sturen van een brief of e-mail aan de raad.
  • Wanneer u plaatsneemt op de publieke tribune tijdens raads- of commissievergaderingen
    Van de openbare raads- en commissievergaderingen worden video-opnamen gemaakt. Deze beelden zijn openbaar en worden live uitgezonden op internet en zijn hier voor onbepaalde tijd terug te zien. U kunt tijdens het bijwonen van een raadsvergadering herkenbaar in beeld komen wanneer u op de publieke tribune zit. Uiteraard worden uw naam of persoonsgegevens niet getoond.
  • Wanneer u een brief of mail stuurt aan de raad
    Uw naam en het onderwerp van uw brief of mail zijn zichtbaar in de lijst van ingekomen stukken die tijdens een raadsvergadering vastgesteld wordt. In principe nemen alleen het gemeentebestuur en de ambtelijke ondersteuning kennis van uw overige persoonsgegevens in de brief of e-mail. Wanneer er toch aanleiding bestaat om deze openbaar te publiceren dan gebeurt dat niet zonder zorgvuldige afweging van belangen. U wordt hier in dat geval over geïnformeerd.
  • Wanneer u een zienswijze op een bestemmingsplan indient bij de gemeenteraad
    Uw naam en het onderwerp van uw zienswijze zijn zichtbaar in de lijst van ingekomen stukken die tijdens een raadsvergadering vastgesteld wordt. In principe nemen alleen het gemeentebestuur en de ambtelijke ondersteuning kennis van uw persoonsgegevens in een brief of e-mail aan de raad. Wanneer er toch aanleiding bestaat om deze openbaar te publiceren dan gebeurt dat niet zonder zorgvuldige afweging van belangen.
  • Wanneer u contact legt met een vraag of verzoek (schriftelijk, per e-mail of telefonisch)
    De Griffie gebruikt uw contactgegevens en naam om uw vraag of verzoek af te handelen. Uw persoonsgegevens worden niet voor een ander doel gebruikt.
  • Sturen van de nieuwsbrief van de raad
    De Griffie houdt een verzendlijst bij met uw naam en mailadres wanneer u zich heeft aangemeld voor de maandelijkse nieuwsbrief van de raad.

Uw rechten

In het privacystatement van de gemeente Zoetermeer leest u welke rechten u heeft en wat u kunt doen als u van deze rechten gebruik wilt maken.